Categorie young hr talent

Laurent Lenoir

SCA PACKAGING



Lean HR

De last van het transactionele verminderen om beter te kunnen antwoorden op de noden van medewerkers en bij te dragen aan de bedrijfsstrategie: velen hebben de ambitie, maar slecht weinigen slagen erin. Laurent Lenoir, HRmanager bij SCA Packaging, slaagt erin het te realiseren door de lean-fi losofi e in de HR te introduceren, een initiatief dat zich vandaag ook naar andere departementen verspreidt.

SCA, een Zweedse papiergroep, is actief in verschillende domeinen: de transformatie van hout, verpakkingsmateriaal en hygiëneproducten. Het bedrijf stelt zo’n 50.000 mensen tewerk over de hele wereld, waarvan 13.500 in de divisie Packaging Europe. Dat is de afdeling die Laurent Lenoir uitgebouwd heeft in maart 2008 vanuit het hoofdkantoor in Diegem. Van bij het begin was hij verleid door de bedrijfscultuur: “In een Amerikaans bedrijf, zo heeft men mij altijd doen geloven, worden de mensen gelukkig wanneer het goed gaat met de business. Hier is het andersom: we zijn ervan overtuigd dat wanneer de mensen gelukkig zijn, de business ook goed zal gaan”, vertelt hij. Met zijn uitgebreide bagage in compensation & benefits ñeen verantwoordelijkheid die hij in tussentijd heeft toegevoegdñ is Laurent Lenoir een van die zeldzame HR-verantwoordelijken die een passie voor het menselijke combineert met een passie voor cijfers. Een voordeel, overduidelijk, bij de implementatie van lean. Die filosofie van continue verbetering afgeleid van het productiesysteem van Toyota is door SCA vier jaar geleden overgenomen voor de 200 fabrieken in Europa. Doelstellingen: toenemende productiviteit, verminderde variabiliteit op de productielijnen, verhoogde flexibiliteit, vermijden van afval. “De notie ‘afval’ moet daarbij begrepen worden in de ruimste zin: we verstaan daarbij ook het niet gebruiken van alle competenties waarover we beschikken.”

DRIE STAPPEN

In april 2009 werd de beslissing genomen om de technische Lean-principes toe te passen binnen de HR-afdeling om de transformatie naar een veranderingsagent en meer klantgerichtheid te stimuleren. “Die lean-aanpak werkt op de rollen en verantwoordelijkheden enerzijds, en anderzijds op de operationele systemen. De idee bestaat erin om te werken op die twee domeinen met als uiteindelijk doel dat de organisatie optimaal is om de doelstellingen te bereiken. Aan de andere kant vertrekken we niet meer vanuit de productie om nadien te kijken wat de klant ‘koopt’, maar we vertrekken vanuit de behoefte van de klant om daar zo goed mogelijk op in t e spelen. Een derde domein gaat over de culturele aspecten en gedragingen, met als doel de eerste twee domeinen te ondersteunen.” Laurent Lenoir, gevormd aan de Lean Academy van SCA, heeft zich samen met zijn collega’s aan het werk gezet voor de implementatie van een driestappenproces. Eerste stap: analyse van de situatie, uitgevoerd tijdens het tweede trimester van 2009. Alle HR-processen zijn zo de revue gepasseerd en waren het onderwerp van een mapping (Material & Information Flow Analysis) waarbij de tijd dat elk lid van het departement aan elke stap spendeerde werd gemeten. Conclusie: het HR-team spendeerde 48% van zijn tijd aan transactionele zaken, 33% aan gespecialiseerde zaken, en 18% aan de rol van veranderingsagent. De ‘Swimlane’-methode liet bovendien toe om na te gaan in welke mate de verschillende rollen en verantwoordelijkheden van de HR-medewerkers met elkaar botsten. Er kwam ook een analyse om te identificeren wie de klanten zijn en wat ze verwachten, meer bepaald door een tevredenheidsenquête. Die heeft aangetoond dat de tevredenheid goed zit, maar dat er tegelijk domeinen zijn waar acties moeten ondernomen worden: er wordt nog meer flexibiliteit verwacht wat betref werktijd en -plaats, de communicatie over de toegepaste politiek moet beter, en het gebruik van de Performance Managementsystemen ñwaarvan het nut niet altijd begrepen werdñ moet geoptimaliseerd.

GROTE KUIS

Hierna kwam de tweede stap, het bepalen van de HR-visie, bijna automatisch. “We moeten komen tot een omkering van de tijdsbesteding aan die drie domeinen, zodat we een maximum aan energie kunnen besteden aan het inlossen van de verwachtingen van onze klanten en aan het realiseren van de strategische doelstellingen van de organisatie”, verklaart Laurent Lenoir. “Om dat te bereiken, hebben we grote kuis gehouden in het overbodige, tot en met het vastleggen van regels om onze documenten zo efficiënt mogelijk te organiseren. De stap van de implementatie bestaat erin om voor elk HR-proces te kijken naar wat de tevredenheidsenquête ons zegt, de swimlane te consulteren, de ‘Criticals to Quality’ te definiëren en een nieuw ontwerp op te maken.” Een dan de moeilijkheden hierbij is dat deze evolutie stap voor stap moet gebeuren, bovenop de dagelijkse activiteiten. “Werkdiscipline is onoverkomelijk. Door waakzaam te zijn slagen we erin om 10% van onze tijd aan dit project te besteden. Maar men moet wel beseffen dat een transformatie naar Lean een reis zonder einde is. Belangrijk bij dit soort projecten is om enkele ‘quick wins’ te behalen, wat we gedaan hebben op gebied van performance management. Binnen het team heeft dit initiatief toegelaten om onze productiviteit met 25% te verhogen en de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren, zoals blijkt uit de feedback van onze klanten. Ook al zitten we nog steeds in een pilootfase, het project wordt beetje bij beetje toegepast in de lokale HR-afdelingen, en begint ook door te sijpelen naar de andere departementen, zoals verkoop en finance.”

SOCIALE RAPPORTERING

Bovenop dit project houdt Laurent Lenoir zich ook bezig met de grote werf Corporate Social Responsibility op het niveau van de groep, waar hij participeert als GRI-coordinator voor het onderdeel Packaging. “SCA doet zijn uiterste best om zich te onderscheiden als het gaat om duurzame ontwikkeling in al haar activiteiten. We stelden telkens vast dat de rapportering vooral over het milieugedeelte gaat. Maar een groeiende groep aandeelhouders toonde interesse voor een sociaal verantwoorde investering.” Om de indicatoren op dat terrein te verbeteren, heeft SCA beslist om deel uit te maken van het Global Reporting Initiative (GRI), ontwikkeld samen met de Verenigde Naties. De opdracht van Laurent Lenoir bestaat erin om het bestaande te verbeteren, maar ook en vooral om de eigen mensen te sensibiliseren rond dit onderwerp op de rapportage te verbeteren. “Ik maak graag gebruik van het model van beïnvloeding, in vier stappen: erover waken dat de betrokken personen de inzet zien en begrijpen, zich verzekeren dat ze bekwaam zijn om te doen wat van hen verwacht wordt, bijdragen aan het aanreiken van een structuur die hen toelaat te doen wat gevraagd is, en handelen als rolmodel.” En, uiteraard, past hij de lean-principes ook hier toe. Zijn werk en dat van zijn collega’s heeft vruchten opgeleverd: vandaag staat SCA bij de 44 bedrijven die erkend worden door de Verenigde Naties omwille van hun rapportering inzake duurzame ontwikkeling...