Categorie young hr talent

AUDREY LEPAGE

Federale Overheidsdienst Mobiliteit en Vervoer



Ontwikkelaar van competenties

Binnen de Federale Overheidsdienst Mobiliteit en Vervoer heeft Audrey Lepage een globale en coherente aanpak ingevoerd voor het ontwikkelen van competenties. De instrumenten die ze ontwikkelde in directe samenwerking met de betrokken actoren werden stelselmatig ingevoerd binnen de eigen organisatie en dienden later als model voor de andere overheidsdiensten.

De eerste omvangrijke opdracht die werd toevertrouwd aan Audrey Lepage, HR-attaché binnen de FOD Mobiliteit en Vervoer, had betrekking op het onthaal en de integratie van nieuwe medewerkers. Dit project ging in 2006 van start met een denkoefening binnen een hiervoor opgerichte werkgroep. “In de eerste plaats werden een reeks basisprincipes vastgelegd, gevolgd door een aantal acties die het onthaal en de integratie van nieuwe medewerkers moesten mogelijk maken. Er werd ook een procedure uitgewerkt die duidelijk de taak afbakent van iedereen die bij dit onthaal betrokken is, legt ze uit. Ons streefdoel was een snelle en kwaliteitsvolle integratie van alle nieuwe medewerkers.” De eerste onthaalsessies gingen van start in 2007. Sindsdien blijven deze sessies zich steeds verder ontwikkelen. “Tot dat moment zetten heel wat nieuwe medewerkers hun eerste stappen binnen onze instelling zonder dat hiervoor een duidelijke structuur voorhanden was, legt ze uit. We wilden dus nadenken over de instrumenten die een nieuwe medewerker nodig heeft bij zijn intrede op onze dienst.” De vraag was vrij eenvoudig: welke activiteiten kon de FOD voorstellen om te voldoen aan deze behoefte aan informatie? Dit onthaalmodel mocht nieuwe medewerkers echter niet overstelpen met informatie. “We zijn vertrokken vanuit de basisgedachte dat een werknemer niet correct kan presteren als hij niet weet in welke omgeving hij werkt”, aldus Audrey Lepage. Een onthaaldag begint dus met een voorstelling van de organisatie van de FOD. Daarna volgt toelichting bij de carrière en de doorgroeimogelijkheden, de opleidingstrajecten en persoonlijke begeleiding tijdens de stage of proefperiode, en de vakbondsorganisaties. “Tijdens de lunch krijgt iedereen de gelegenheid om op meer uitgebreide wijze met elkaar kennis te maken.” Elke onthaaldag is voor ons ook een gelegenheid om de kwaliteit van het onthaal in zijn geheel te beoordelen. “Zo hebben we bijvoorbeeld besloten dat het nuttig was om na de lunch ook een sessie Lotus Notes toe te voegen. Inmiddels worden onze acties bijzonder op prijs gesteld: 90% van de nieuwe medewerkers zegt hier redelijk tot zeer tevreden over te zijn. Ook bij de diensthoofden valt het onthaal in de smaak omdat ze vaststellen dat hun nieuwe medewerkers sneller een goede kennis verwerven van hun professionele context.”

OPLEIDING PER FUNCTIE

Meer recent is Audrey Lepage zich gaan toeleggen op het ontwikkelen van opleidingen per functie. Aan de oorsprong van dit project ligt een audit door de Internationale Organisatie voor Burgerluchtvaart (ICAO) die aan het Directoraat-Generaal Luchtvaart (DGL) de invoering van een mechanisme oplegt dat er moet voor zorgen dat het technisch personeel daadwerkelijk beschikt over alle informatie die nodig zijn voor de uitvoering van zijn taken. “Om te voldoen aan deze internationale eisen heeft het DGL ons gevraagd om een methodologie te ontwikkelen voor opleidingsplannen per functie. De belangrijkste doelstellingen hierbij zijn het beschikken over een inventaris van enerzijds de technische competenties die nodig zijn voor de uitvoering van de taken, en van anderzijds de werkelijk aanwezige competenties. Daarom hebben we een aantal acties ontworpen voor het ontwikkelen van nog niet verworven competenties zodat we uiteindelijk beschikken over de technische competenties die nuttig zijn voor de uitvoering van de taken.” De methodologie van de opleidingsplannen per functie werd in de eerste plaats ontwikkeld binnen een pilootafdeling. Intussen wordt ze echter al toegepast in alle afdelingen van de DGL en geleidelijk aan wordt ze op vraag ook ingevoerd in andere diensten. “Naast de begeleiding op het veld bij de uitvoering van een project, werden ook een reeks instrumenten ontwikkeld, zoals lijsten met ontwikkelingsacties per competentie die nodig is voor de functie, een tabel met een overzicht van de noodzakelijke/verworven competenties per medewerker binnen een dienst, verklarende documenten en procedurebeschrijvingen. Voortaan beschikt het diensthoofd over een inventaris van binnen zijn afdeling vereiste competenties en van een overzicht van de competenties waarover iedere medewerker beschikt. Hij kan de eventuele tekorten dan aanvullen door middel van opleiding, coaching, mentorschap…” “We zijn van een ‘standaard’ gebruik van de opleiding geëvolueerd naar projecten die meer ‘op maat’ worden afgestemd op de behoeften op het terrein.”