Categorie HR manager

Christine thiran

UZ Saint-Luc



"Durf en creativiteit lonen altijd"

Tijdens de zes jaar dat Christine Thiran al werkt voor het UZ Saint-Luc bouwde ze er niet alleen een echte moderne HR-afdeling uit, maar slaagde ze er ook in om, zowel intern als door partnerinstellingen erkenning te krijgen voor het feit dat HR een strategische bijdrage levert. Binnen het Brusselse ziekenhuis wordt HR niet langer beschouwd als een kostencentrum, maar als een centrum dat meerwaarde, en –binnenkort – zelfs inkomsten genereert.

Wanneer ze in dienst komt bij het UZ Saint-Luc krijgt Christine Thiran de opdracht om de personeelsdienst te laten uitgroeien tot een echte HR-afdeling. Piece of cake voor iemand die haar sporen verdiend had bij Belgacom? Niet echt, de context was hier immers totaal anders. “De non-profitsector kent een traditie van onafhankelijkheid die moet gerespecteerd blijven: projecten boeken geen vooruitgang door zaken op te leggen, maar door ze toe te lichten en door mensen te overtuigen en te motiveren, benadrukt ze. In tegenstelling tot de privésector, waar een beslissing eerder top-down wordt ingevoerd, moeten voor deze sector andere competenties ontwikkeld worden, vooral op het vlak van leiderschap. Zo kom je misschien minder snel tot resultaten, maar krijg je de mensen wel aan je kant…en win je dus op lange termijn.” Een ander, groot probleem: in 2004 komt het UZ Saint-Luc met moeite een aantal ernstige financiële problemen te boven. Ze moesten het zien te redden met heel wat kleinere budgetten dan deze van Belgacom. “De uitdaging was duidelijk: in een sector met een beperkte manoeuvreerruimte waar het optimaal laten renderen van de beschikbare middelen de belangrijkste hefboom vormt, is kostenbeheersing van het allergrootste belang, aldus Christine. Om projecten te kunnen ontwikkelen, heb je creatieve ideeën nodig.”

HR SCHOOL

Het minste wat je kunt zeggen is dat op zes jaar tijd Chrisine Thiran er perfect in geslaagd is om deze context te beheersen en op subtiele en serene wijze, maar niet zonder ambitie een moderne visie in te voeren inzake personeelsbeheer. Afgaande op de tevredenheidsbarometers van 2004 en 2007 zijn tal van initiatieven hiervan het bewijs: invoering van een dynamisch beleid voor aanwerving en selectie en interne mobiliteit – op dit ogenblik worden zes op tien vacatures ingevuld via interne aanwerving -, ontwikkeling van een HR-marketingstrategie, het invoeren van ontwikkelingsgesprekken, het optimaliseren van ontslaggesprekken met feedback, ontwikkeling van een instrument voor e-learning, afgestemd op de behoeften van de diverse vakgebieden in het ziekenhuis, invoering van een programma voor personeelsvoordelen, invoering van een online organisatieschema, enz. Opmerkelijk: al deze initiatieven werden gerealiseerd met een vrijwel constante personeelsbezetting binnen HR en communicatie van 36 FTE voor een totaal personeelsbestand van bijna 5.000 medewerkers. “De profielen binnen dit team waren al voor mijn komst actief binnen de afdeling, aldus Christine Thiran. Ik heb enkel een communicatieverantwoordelijke aangeworven gezien onze doelstelling om een aanvankelijk intern, en later ook extern communicatiebeleid uit te werken.” Het ziekenhuis doet ook veel minder beroep op consultancydiensten Dit gebeurt enkel nog voor de concrete, operationele uitwerking van bepaalde welomschreven activiteiten. De voorbije jaren werd heel wat werk verricht om de kwaliteit van het dagelijks beheer door managers en kaderleden verder te ontwikkelen. Naast een aantal onthaalsessies voor nieuwe managers en vergaderingen voor kaderleden (vier per jaar), neemt ook opleiding een belangrijke plaats in. Zo werden programma’s voor personeelsmanagement – opleiding « beheer van dienstverlening en van teams » ingevoerd voor de top 300 medewerkers en ontwikkelde het team ook een interactief rollenspel voor de kaderleden op het terrein. Tussen 2005 en 2009 namen 187 personen deel aan het eerste programma. Het tweede programma kon rekenen op 104 deelnemers, van wie 33 meerdere modules volgden.

TWEE DOLLE WEKEN

Nog een vernieuwing: de oprichting van een “HR school” binnen de muren van het ziekenhuis. Dit moet het personeel bewustmaken van de beschikbare HR-dimensies binnen de verschillende functies. “Deze school geeft toegepaste opleidingen op het vlak van HR-management – beheer van de arbeidstijd, functiebeschrijving, beheer van afwezigheden, enz. – en van de procedures en regels binnen zowel Saint-Luc als de sector. Alle modules worden geleid door onze HRdeskundigen en –verantwoordelijken, wat voor hen een bijzondere blijk van waardering is en wat hen meer voeling geeft met het terrein.” Inmiddels moet de HR-afdeling van het UZ Saint- Luc op geen enkele manier meer onderdoen voor deze van grote bedrijven in de privésector die prat gaan op hun strategische benadering. De manier waarop Saint-Luc de leiding nam binnen het consortium dat belast was met het opnieuw aanwerven van een groot deel van de personeelsleden van het Hôpital Français is hiervan het beste voorbeeld. Na een lange doodstrijd ging dit ziekenhuis in Sint-Agatha- Berchem failliet in de lente van 2008. De vereffenaar stelde toen een consortium aan met vertegenwoordigers van de gemeente, het OCMW, het UZ Saint-Luc, het UZ Brussel, de Kliniek Sint-Jan en CHIREC om op de site van het Hôpital Français een buurtziekenhuis met overnachtingsmogelijkheid te behouden en te ontwikkelen. “De enige ‘kleine moeilijkheid’ was de tijd die het consortium kreeg om, met vijf verschillende instellingen, de verbintenissen na te komen en vooral om een nieuwe arbeidsovereenkomst aan te bieden aan 180 van de 283 FTE van het Hôpital Français, licht Christine Thiran toe. De beslissing door de vereffenaar werd genomen op 18 juni en de arbeidscontracten dienden in te gaan op 1 juli: minder dan twee weken dus om alles rond te krijgen!” Rekenend op de competenties en de deskundige kennis van het HR- en communicatieteam, nam Saint-Luc de leiding binnen het consortium.
Extra voordeel was de ervaring die Christine Thiran had opgedaan bij Belgacom, vooral op het vlak van reconversie van personeel. De hele operatie werd vlot afgehandeld dankzij de medewerkers die zich bijna dag en nacht voor dit project hebben ingezet. “Op drie dagen tijd hebben we bijna 300 mensen persoonlijk ontmoet om hen te beoordelen, om van iedereen een individueel dossier op te stellen en om met alles klaar te zijn vóór 27 juin. Er werd steeds naar iedereen geluisterd en iedereen werd op de juiste manier begeleid en geïnformeerd, vertelt ze. De volledige communicatie, zowel intern als extern, was in handen van Saint-Luc. Zo werd met spoed een specifieke intranetsite ontwikkeld om de betrokken personeelsleden een beter inzicht te geven in wat er met hen zou gebeuren, waaraan ze zich konden verwachten en in wat van hen verwacht werd. We ontwikkelden ook een FAQ.” Begin juli werd onze doelstelling bereikt, ook al ondertekenden uiteindelijk slechts 111 FTE hun nieuwe arbeidsovereenkomst omdat 40% van de oorspronkelijke personeelsleden weigerde om elders te gaan werken…. binnen Brussel! “De aanpak van de ex-personeelsleden van het Hôpital Français verliep op een zo menselijk mogelijke manier, wat trouwens ook bevestigd en gewaardeerd werd door de plaatselijke vakbondsafgevaardigden, voegt ze er nog aan toe. We zijn er bovendien in geslaagd om deze nieuwe personeelsleden te integreren in de nieuwe functies die voorzien werden binnen de begroting van de betrokken instellingen en om deze nieuwe aanwervingen zo weinig mogelijk ‘bovenop’ de voorziene begroting te laten gebeuren.”

EEN OPSTEKER

Dit hele project illustreerde duidelijk de meerwaarde van HR binnen en buiten de muren van Saint-Luc. Door haar erkende en bewezen kennis van zaken begonnen zelfs externe partners steeds meer beroep te doen op de afdeling HR en communicatie. “We bieden voortaan ook ondersteuning aan andere instellingen die niet beschikken over de omvang of de middelen om deze expertise intern te ontwikkelen, of die vinden dat de geleverde kwaliteit hoger is dan deze die ze op de markt kunnen vinden, meldt Christine Thiran trots. Onze afdeling HR evolueert dus van een centrum dat louter beschouwd werd als een uit te splitsen kost tot een centrum met erkende meerwaarde, dat zelfs inkomsten genereert.” Enkele voorbeelden: de Kliniek Sanatia, die actief is binnen de geestelijke gezondheidszorg, doet een beroep op de HR-afdeling van Saint-Luc voor de integratie van haar administratieve activiteiten op het vlak van HR en communicatie. Heel wat andere instellingen, zoals de Clinique Notre Dame de Grâce van Gosselies, het Centre hospitalier Valida of het Centre Neurologique William Lennox, deden al beroep op de competenties van Saint-Luc op het vlak van aanwerving en beoordeling van kandidaten, van aanwerving en zelfs van HR-audit. En in samenwerking met een ander ziekenhuis loopt er een project om een gemeenschappelijke communicatiedienst op te richten. Christine Thiran werd benoemd als lid van de raad van bestuur van het Centre Neurologique William Lennox en als lid van de Algemene vergadering van Sanatia omwille van haar deskundige kennis en om deze instellingen bij te staan bij hun strategische ontwikkeling. “Deze bijdrage aan de geleidelijke ontwikkeling van een netwerk gebaseerd op het aantonen van deskundige kennis, en niet op het top/down opleggen ervan, zoals bij een overname in de privésector, past in het kader van het strategisch plan van onze instelling, besluit ze. Het UZ Saint-Luc wil een referentie zijn inzake bepaalde complexe pathologieën, maar het wil daarnaast ook deel uitmaken van een reëel dicht netwerk voor zorgverlening. Het feit dat we hier door onze HR-afdeling aan kunnen bijdragen– en dus ook kunnen meewerken aan de verbetering van de zorgsector in België – verplicht ons om onszelf opnieuw in vraag te stellen en om ons als verlener van professionele en kwalitatief hoogstaande diensten dicht bij onze klant te positioneren. Ik beschouw dit als een enorme opsteker en als een volledig nieuwe uitdaging voor mezelf en voor mijn team.”